Desde julho, o eSocial já está valendo para as empresas do grupo 2 do cronograma divulgado pelo governo. Com isso, as rotinas trabalhistas e prazos mudaram. Para evitar multas, é importante que a empresa busque cumprir todas as regras. Conheça os principais pontos:
ADMISSÃO
Somente será possível a admissão se o empregado estiver com a documentação completa conforme ficha para admissão, exame médico realizado antes da data da admissão e sua Qualificação Cadastral estiver correta. Sugerimos que a própria empresa faça a Qualificação Cadastral no momento que o empregado trouxer os documentos para admissão.
> O prazo para envio das admissões para a contabilidade: 03 dias úteis de antecedência da data de admissão.
Multa de R$ 800,00 para ME/EPP e R$ 3.000,00 para empresas normais.
CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS
Somente será aceita contratação de estagiários quando for firmado contrato com instituição de ensino, realizado o seguro contra acidentes, envio da documentação pessoal do estagiário e o exame médico admissional.
> Prazo de envio das informações do estágio para contabilidade: até o penúltimo dia útil do mês em que for firmado o contrato de estágio.
*OBSERVAÇÃO: será obrigatório exame admissional, periódico e demissional para os estagiários.
CONTRATAÇÃO AUTÔNOMOS/MEIs
Todo serviço tomado de pessoa física contratada ou na forma do MEI – Micro Empreendedor Individual, na forma de contrato autônomo para prestação de serviço, só será válido se o prestador estiver qualificado no eSocial e enviar documentação pessoal.
> Prazo de envio: 05 dias após prestação do serviço/emissão da nota fiscal, ou, até último dia do mês no máximo.
RESCISÕES DE CONTRATO TRABALHO
Pedido demissão empregado: informar no mesmo dia para contabilidade;
Demissão pelo empregador: informar com 03 dias úteis antecedência;
Extinção do contrato de experiência no prazo: informar com 03 dias úteis antecedência.
FÉRIAS
No início de todo ano deverá ser programado o cronograma anual das férias. As férias não poderão iniciar 02 dias que antecedam o descanso semanal e feriados.
> Deverá ser informado para a contabilidade: 30 dias de antecedência do início das férias. Multa de R$ 170,00 pelo não envio das informações.
AFASTAMENTOS
Todos os afastamentos deverão ser informados para a contabilidade, a exemplo atestado médico ou afastamento por falecimento de parentes.
> Deverá ser informado para contabilidade: até 03 dias após o início do afastamento.
*OBSERVAÇÃO 1: é dever da empresa entrar em contato após ausência do empregado para obter informações sobre o afastamento. Por este motivo, deverá ser mantido atualizada lista com telefone residencial e de celular dos empregados.
*OBSERVAÇÃO 2: acidente de trabalho com ou sem fatalidade deverá ser informado de forma imediata. Nestes casos, além da comunicação por e-mail, deverá ser feito contato nos telefones 3323-5380 e 3323-2041 para comunicação imediata.
EXAMES MÉDICOS
Deverá efetuar exame médico todo empregado: que for admitido; que for demitido ou pedir a demissão após os 90 dias de experiência; que trocar função; que retornar de afastamento superior a 30 dias; periodicamente de acordo com laudos Medicina Ocupacional. Multa de R$ 402,25 a R$ 4.025,33 por não efetuar exames médicos.
INFORMAÇÕES CADASTRAIS
Deverá ser informado para a contabilidade toda alteração cadastral de empregados ou pró-laboristas, como: grau de instrução, alteração de endereço, estado civil, alteração nos dependentes de salário família e imposto de renda e outros dados. Enviaremos um comunicado que deverá ser fixado no mural da empresa. As alterações cadastrais deverão ser informadas: até o último dia do mês, no fechamento da folha de pagamento. Multa até de R$ 600,00.
FECHAMENTO FOLHA PAGAMENTO
Todas as informações relativas ao fechamento da folha de pagamento assim como horas-extras, faltas, vales, comissões, abonos, prêmios, informações de atestados etc., deverão ser enviadas para contabilidade por e-mail: até o primeiro dia útil do mês subsequente da competência da folha de pagamento. Multa a partir de R$ 1.812,87.
Exemplo: fechamento das informações da folha de pagamento de Junho/2018 deverá ser enviado por e-mail para contabilidade até 02/07/2018.
SALÁRIO PROPRIETÁRIOS/PRÓ-LABORE
Deverá ser informado o valor que será lançado como pró-labore. Para possibilitar a emissão de pró-labore, o titular ou sócio da empresa deverá obrigatoriamente estar com a qualificação cadastral corretamente, assim como enviar por e-mail ou entregar pessoalmente cópia da carteira de trabalho e documentos pessoais de identificação. Todas estas informações assim como valor do pró-labore deverão ser informadas até: último dia útil do mês.
SAÚDE OCUPACIONAL
Todas as empresas que contratarem autônomos para prestação de serviço, estagiários ou empregados, deverão realizar o PCMSO, LTCAT, PPRA (laudos de Medicina Ocupacional). Todas estas informações deverão ser informadas de forma obrigatória no eSocial a partir de Janeiro/2019.
MULTAS E INFRAÇÕES
O não cumprimentos dos prazos citados será passível de multa e autos de infração. A contabilidade não se responsabilizará por multa/infrações que ocorrerem pelo envio de informações que forem fora dos prazos estipulados.
>> É IMPRESCINDÍVEL que toda comunicação de informações relativas a empregados, folha de pagamento e informações da empresa sejam enviadas por e-mail para: rh@ecscontabilidade.com.br ou contato@ecscontabilidade.com.br. Informações enviadas pelo telefone ou whatsapp não terão validade.