O fechamento de caixa deve ser levado a sério, pois é um compromisso com a gestão financeira da empresa. (Imagem: Freepik)
O que é fechamento de caixa?
Fechamento de caixa é um processo administrativo que consiste na conferência de entradas e saídas de recursos em um determinado período, verificando a correção do saldo resultante.
Em muitos negócios, essa é uma demanda diária, realizada ao final de cada expediente. Ou seja, o empreendedor vai ao caixa e confere se os valores disponíveis estão de acordo com os ganhos e despesas realizados ao longo do dia.
Pode também o fechamento de caixa ser feito de forma mais espaçada, quando não há movimentação intensa de dinheiro entrando e saindo todos os dias. Seja qual for a frequência do exercício, é fundamental que ele ocorra também mensalmente.
A razão para isso é óbvia: quanto mais tempo demorar a descobrir uma divergência de valores, mais difícil se torna para identificar a sua causa e recuperar o prejuízo. Vamos entender melhor ao detalharmos as razões para fechar o caixa.
Por que fechar o caixa?
Não é segredo para ninguém que muitas empresas têm sua vida abreviada por falhas na gestão financeira. Quando falta um controle rigoroso sobre o dinheiro que entra e que sai do caixa, o empreendedor pode sujeitar seu negócio a um grave risco, sem que se dê conta dele em tempo de reverter os danos.
Veja, por exemplo, o péssimo hábito de fazer retiradas não programadas do caixa, especialmente quando isso acontece para o pagamento de despesas pessoais. Sem registrá-las, há um prejuízo ignorado. E conforme ele se repete, aumenta a quantia que escapa sem que retorne à empresa.
Outra potencial ameaça está em uma cobrança equivocada, como ao vender um produto ou prestar um serviço e errar no preço ou mesmo no troco ao cliente. Sem uma checagem no fim do dia, você talvez nunca perceba por que perdeu dinheiro.
Mas vamos analisar por outro lado, supondo que você encontre mais dinheiro no caixa do que acreditava ter. Qual pode ser a razão para isso? Aliás, será mesmo que há dinheiro a mais?
Só fazendo o fechamento de caixa para saber, tendo ainda um controle sobre as contas da empresa. Você pode achar que teve um dia financeiramente melhor, sem perceber que esqueceu de pagar uma fatura importante.
Observe que há alguns pontos que são chave nesse processo: controle, organização e disciplina são como palavras mágicas para o empreendedor cuidar melhor das finanças do negócio. E se você não sabe por onde começar, vamos apresentar um checklist com ações que vão representar um alívio.
Como fazer fechamento de caixa: checklist
Pronto para aprender como fazer fechamento de caixa? Siga o passo a passo que preparamos para você e cuide melhor do dinheiro do negócio.
1. Defina quem fará a tarefa
Fechar o caixa é um compromisso. Portanto, precisa de uma pessoa responsável pela tarefa. Em empresas individuais, é provável que ela seja de competência do próprio dono. Seja como for, quem for designado deve ter disciplina para tanto.
2. Prepare um fluxo de caixa
Fluxo de caixa corresponde ao registro rigoroso de receitas e despesas do negócio, não importa quais sejam os valores envolvidos. Você começar a partir de uma planilha e evoluir para um sistema de gestão, que automatiza a tarefa e adiciona funcionalidades. O que importa é ter essa ferramenta em mãos para começar.
3. Registre a abertura do caixa
Quando o dia começa, há sempre um saldo disponível no caixa. Faça esse registro no seu fluxo de caixa para marcar o ponto de partida. Também já estabeleça uma previsão de despesas assumidas para a data, como contas a pagar.
4. Anote todas as entradas e saídas
Todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia precisam ser anotadas. Isso vale tanto para as receitas geradas pelas vendas ou serviços prestados, quanto para as despesas das mais variadas origens. Não deixe nada de fora, mesmo valores que considera irrisórios.
Para aperfeiçoar o controle, crie no fluxo de caixa categorias diferentes para os gastos, como recebimentos em espécie e em cartões de crédito e de débito.
Considere ainda que os gastos variam bastante de acordo com o seu modelo de negócio. Na prestação de serviços, por exemplo, é comum haver despesas com combustível, estacionamento e alimentação. Junte comprovantes, recibos e notas fiscais para facilitar o controle e também possíveis reembolsos.
5. Confira todos os valores
Antes de fechar o caixa, é chegado o momento de conferir se as despesas e as receitas combinam com os valores identificados. Uma boa prática é separar conforme o tipo de movimentação para verificar possíveis divergências e suas origens.
Para melhores resultados, faça isso a cada troca de turno, pois é um exercício que permite detectar mais rapidamente possíveis equívocos, como um troco errado ou a falta de registro sobre troca ou devolução de um item.
6. Conclua o fechamento de caixa
Se você realizou corretamente as etapas anteriores, esta tende a ser a menos complicada. Basta subtrair as receitas pelas despesas para chegar ao novo saldo atualizado. Será esse o valor utilizado como ponto de partida no dia seguinte.
Lembrando ainda que, em alguns negócios, é válido realizar um fechamento parcial e outro total, sendo o primeiro deles a cada troca de turno e, o segundo, ao finalizar o expediente.
Todas essas são boas práticas de gestão financeira, o que pode ser decisivo para a sobrevivência, a manutenção e o crescimento do seu negócio.
Fonte: Blog Conta Azul