Encontrar o caminho da produtividade não é fácil, mas é essencial para a sobrevivência do negócio.
Uma empresa que consegue aumentar a produtividade aproveita melhor seus recursos, reduz custos e ganha vantagens competitivas sobre seus concorrentes. Porém, fazer mais com menos não é tarefa fácil!
Confira na leitura abaixo algumas dicas práticas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, dos líderes e de toda a organização.
Por que aumentar a produtividade?
Você sabia que a produtividade média do Brasil é de um quarto daquela encontrada nos Estados Unidos, em termos de valor? Ou seja, o funcionário de uma empresa brasileira leva 1 hora para produzir a riqueza que um trabalhador norte-americano leva 15 minutos para construir.
Aumentar a produtividade pode parecer apenas importante, mas, na verdade, trata-se de uma medida essencial. A comparação com os Estados Unidos pode até não ser justa, mas serve para lembrar que há um longo caminho para percorrer até a alta produtividade.
E como chegar lá mais rápido? É o que veremos a seguir.
10 dicas práticas de como aumentar a produtividade
Embora não exista uma fórmula mágica para aumentar a produtividade, é possível encontrar alguns atalhos que podem encurtar essa jornada. Confira alguns dos principais:
1. Vá para a nuvem
Estar na nuvem vai muito além de se assegurar com a perda de dados. O compartilhamento de documentos facilita vários processos e dá agilidade.
G Suite, do Google, e Office Online, da Microsoft, por exemplo oferecem editores de textos, planilhas, ferramentas de apresentação, formulários para pesquisa e inúmeras possibilidades de integrações que podem acelerar muito a rotina da sua empresa.
Outra “mão na roda” é o Canva. Nessa plataforma, você cria designs com apenas alguns cliques — tudo online, intuitivo e fácil de compartilhar.
2. Invista em automação
A automação permite que os colaboradores e líderes se concentrem na estratégia e na produção de valor, em vez de perder tempo com tarefas repetitivas.
Ou seja, ações operacionais (repetitivas) devem ser relegadas cada vez mais para a máquina.
Nas planilhas, é possível programar inúmeras integrações para atualização automática e agregação de dados de diferentes fontes, como softwares de gestão de tarefas e projetos.
Enfim, há muito o que fazer, mas tudo depende do dia a dia do seu negócio.
3. Evite concentrar tudo em você
Saber delegar tarefas para os seus colaboradores é tão importante quanto investir em máquinas.
Se você é um daqueles gestores que concentra demais as ações do dia a dia deve tomar cuidado para não perder o foco das grandes estratégias e decisões que vão levar seu negócio mais longe.
Para aumentar a produtividade, portanto, é preciso delegar e não fazer o chamado micromanagement de tudo.
4. Implemente KPIs
Adote KPIs – indicadores-chave de desempenho, específicos para o aumento da produtividade da empresa.
Esses indicadores servem para avaliar todos os setores e dependem da realidade do seu negócio.
5. Valorize a experiência do colaborador
Se você quer aprender como aumentar a produtividade do negócio, deve se concentrar, primordialmente, no capital humano. Afinal, as pessoas é que fazem seu negócio acontecer.
São elas que inovam e encontram maneiras de fazer mais com menos e de descobrir eficiência onde por muito tempo não parecia haver soluções.
Por isso, o employee experience, a experiência do empregado, deve ser um dos principais focos da sua atenção.
6. Invista em gerenciamento de projetos
Os métodos ágeis surgiram na indústria de software, mas já extrapolaram esse universo e hoje estão em empresas de todas as áreas.
Eles são sistemas de gerenciamento de projetos que levam em conta a eficiência total dos processos, o foco no cliente, a comunicação efetiva e as entregas rápidas.
Existem diferentes tipos de métodos (como Scrum e Kanban, por exemplo), e você deve investigá-los a fundo para descobrir qual se encaixa mais na sua realidade.
7. Faça reuniões quando realmente tiver necessidade
Acredite: em alguns lugares, há reuniões até para planejar reuniões. Elas são uma das principais queixas de funcionários de grandes empresas.
Por isso, se você está verdadeiramente interessado em aumentar a produtividade da organização, mude a cultura da reunião. Se um e-mail resolver o assunto, está resolvido.
8. Aplique a melhoria contínua
O ciclo PDCA diz que uma empresa deve seguir os seguintes passos ao desenvolver uma estratégia:
- Planejar (Plan): arquitetar um plano de ações bem definido e completo
- Executar (Do): colocar as ações em prática
- Checar (Check): verificar a efetividade das ações, para que possíveis erros e gargalos sejam identificados
- Agir (Action): agir para que os erros identificados na etapa anterior sejam corrigidos e a alta produtividade, mantida.
9. Seja flexível
A flexibilidade de atuação dos colaboradores significa que eles podem se focar no valor que trazem à empresa, e não apenas no número de horas passadas dentro do escritório.
Duas possibilidades são o home office e horários alternativos de trabalho. Essas duas medidas dialogam diretamente com anseios dos funcionários.
Eles ganham maior autonomia, e a empresa ganha o foco em tarefas e projetos, e não em horas de trabalho.
10. Busque uma plataforma de gestão
Um sistema de gestão pode fazer uma grande diferença na produtividade da sua empresa.